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제 목	행정기관의 기록물폐기 실태 관한 보도자료
날 짜	2003. 9. 3. (총 4 쪽)

보  도  자  료

공공기관 국가기록물 무차별 폐기

재정경제부, 행자부 각각 기록물관리법 및 지침 위반해 기록물 폐기

폐기오류사례도 다수 발견/전 행정기관 대상 기록물폐기실태 감사원 특별감사 요청

1. 공공기관의 기록물 폐기에 심각한 문제가 있는 것으로 드러났다. 상당수의 정부부처가 법령이 정하고 있는 폐기절차를 거치지 않거나 형식적인 심사만을 통해 기록물을 폐기함으로써 보존가치가 있는 국가기록물이 사라지고 있기 때문이다. 국가기록물은 공공기관이 수행한 업무의 근거를 남기고, 투명한 국정운영과 책임행정 실현의 기본적 토대가 된다는 점에서 생산에서 폐기까지 전과정을 세세하게 법령으로 정하고 있다. 그럼에도 기록물 폐기가 무단으로 이뤄지고 있는 것은 기록물에 대한 공직자들의 인식부족과 허술한 관리감독, 전문인력부재 등에서 기인하는 것으로 참여연대는 분석했다.

2. 참여연대 정보공개사업단(단장 이광수 변호사)이 지난 7, 8월 두 달 동안 중앙행정기관 5곳(행정자치부, 재정경제부, 외교통상부, 건설교통부, 교육인적자원부)과 지방자치단체 1곳(서울시)을 대상으로 기록물폐기실태를 조사한 결과, 폐기오류사례, 폐기절차 위반사례 등이 다수 발견되었다. 기록물생산 및 관리 등에 관한 사항을 정하고 있는 □공공기관의기록물관리등에관한법률□(기록물관리법)에 따르면 행정기관이 기록물을 폐기하기 위해서는 반드시 기록관리전문요원의 □폐기심사□와 기록물폐기심의회의 □폐기심의□를 거치도록 하고 있다.(※참고자료. 1. 폐기절차 및 관련법률) 하지만 조사결과 조사기관 대부분이 폐기심의서에 ▲심의일자 ▲페기심사관의 성명 ▲페기심사의견 ▲폐기처분일 등이 빠져 있는 등 폐기심의회를 형식적으로 운영하거나 아예 개최하지 않은 것으로 밝혀졌다.

3. 특히 재정경제부는 □폐기심의□를 아예 하지 않은 채 기록물을 폐기한 것으로 드러났다. 재경부는 참여연대의 정보공개청구에 대한 회신에서 2000년부터 2003년까지 수천건의 기록물을 폐기했지만 이 기간동안 □기록물폐기심의회를 개최 한 적이 없다□고 답변했다. 이는 기록물 폐기의 적법절차를 지키지 않은 무단폐기에 해당하는 것으로, 이 경우 기록물관리법은 7년 이하의 징역에 처하도록 하고 있다. 행자부, 건교부, 외통부, 서울시 역시 대부분의 기록물 폐기심의서에 폐기심의회심의결과 등을 기재하지 않았으며, 이는 폐기심의회를 열지 않았거나 형식적인 심의절차만을 거쳤음을 보여주는 것이다. 심지어 기록물관리의 주무부처인 행자부조차도 보존기간이 10년 이상인 기록물을 기관자체에서 폐기하지 못하도록 하고 있는 정부기록보존소의 지침을 어기고 2001년 139건, 2002년 251건을 임의로 폐기한 것으로 밝혀졌다.

4. 폐기심사와 심의가 형식적으로 이뤄졌다는 것은 폐기되어서는 안될 기록물들이 실제 폐기된 사례를 통해서도 알 수 있다. 참여연대가 이들 기관이 공개한 기록물폐기목록을 분석한 결과 이미 폐기된 기록물들 중 보존기간표를 명맥히 어긴 폐기오류사례는 ▲재정경제부 □택지개발예정지구지정□ ▲행정자치부 □주요재난분석 및 원인조사철□ □김대중대통령 일본국빈방문□ ▲건설교통부 □공동주택관리개선□ ▲교육인적자원부의 □EBS교육개혁 편성계획□ ▲서울시 □도시고속도로 기본설계자료□ 등이다.(※별첨자료1 ) 현재 기록물의 보존기간을 정하고 있는 보존기간표에 의하면 이들 자료는 대부분 준영구 이상 보존해야 하지만 이들 기관은 대부분 보존기간을 5년 이하로 설정해 관련 기록물을 폐기한 것이다. 그리고 보존기간표를 위반한 것은 아니지만 □한보사태관련기록□(재경부), □삼풍사고관계철□(행자부)등과 같은 기록물은 국민적 관심이 집중되었던 사안으로 후대를 위해 보관해야 할 기록물이지만 역시 폐기된 것으로 밝혀졌다. 이같은 폐기오류를 방지하기 위해 기록물관리와 관련한 법령은 기록관리전문요원의 심사와 폐기심의회의 심의 등 신중하고 엄격한 폐기절차를 뒀음에도 불구하고 행정기관이 이를 지키기 않음으로써 결과적으로 중요기록물이 사라지게 된 것이다.

5. 참여연대는 행정기관들의 기록물 폐기가 무원칙적이고 형식적으로 이루어지는 것은 행정기관이 기록물관리의 중요성을 전혀 인식하지 못하고 있을 뿐만 아니라 관련규정조차 인지하지 못한 결과라고 주장했다. 참여연대는 기록물폐기에 있어 행정기관의  규정 미준수 등 위법사례가 비단 이들 6개 기관에 그치지 않을 것이라고 판단해 전 행정기관을 대상으로 기록물폐기실태에 대한 전면적인 특별감사를 실시해 줄 것을 감사원에 요청했다. 아울러 참여연대는 법률이 정한 기록물폐기 절차를 명백히 위반한 재경부 장관을 기록물관리법위반 혐의로 고발할 예정이다. 끝

■ 별첨 자료 1 행정기관의 대표적인 폐기오류사례

■ 참고 자료 1 기록물폐기 관련법령 및 폐기 절차

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■ 별첨자료 1. 행정기관의 대표적 폐기오류사례

행정기관의 대표적인 폐기오류사례

기관명	기록물(철)명	기존보존기간	비고
행정자치부	김대중대통령 일본 국빈방문/김대중대통령 중국 APEC방문	3년	이 기록은 대통령기록에 해당됨. 보존기간표에 의하면 국빈방문의 의전행사관련 주요사안(20510)은 30년동안 보존하도록 하고 있음.
	주요재난분석및원인조사철	5년	재난분석 및 원인조사(14062)는 20년이상 보존할 자료임.
	삼풍사고관계철	5년	국민적 관심이 되었던 사건기록 으로 역사적 자료로 보관되어야 함
건설교통부	공동주택관리제도개선	5년	보존기간표에 의하면 주택관련제도관계(58533)는 영구보존하도록 되었음
교육인적자원부	1996 공립각급학교설폐	5년	보존기간표에 의하면 학교설립과 폐지(81411)에 대해서는 최소 20년보존에서 최대 영구보존하도록 되어있음.
	EBS 교육개혁편성계획	5년	보존기간표에 의하면 교육방송 편성계획(81921)은 20년동안 보존할 자료임
재정경제부	택지개발예정지구지정	5년	보존기간표에 의하면 택지개발예정지구지정(58541)은 30년간 보존하도록 되어 있음.
	한보리스통계 한보관련금융정보자료 제공 요구명세	3년	국민적 관심이 되었던 사건기 록으로 역사적 자료로 보관되 어야 함.
서울시	보존문서기록대장	5년	30년이 보존문서기록대장(12314)은 보존기간 30년 영구보존문서기록대장(12314)은 영구
	건축위원회심의관계철	3년	위원회의 심의의결문서원본(조기호표 09)은 보존기간은 10년
	수서올림픽대로간 도시고속도로 기본설계	5년	도로의 건설과 관련해서는 일반설계(58711)도 30년 동안 보존하도록 하고 있음

■ 참고자료 1. 기록물폐기관련 법령 및 폐기절차

( 관련 법령 )

○ 기록물관리법 22조 (기록물의 폐기)

① 공공기관이 기록물을 폐기하고자 하는 때에는 대통령이 정하는 바에 따라 미리 소관 기록물관리기간의 심사를 받아야 한다.

○ 기록물관리법시행령 37조(기록물의 폐기)

① 기록물(비밀기록물은 제외한다)의 폐기는 기록물관리 전문요원의 심사 및 기록물폐기심의회의 심의를 거쳐 관할 기록물관리기관의 장이 행한다. 다만 기록물분류기준표상의 보존기간이 준영구 이상인 기록물중 보존기간이 20년 이하로 분류된 기록물은 관할 전문관리기관으로 이관하여 기록물관리 전문요원의 심사를 거쳐 폐기하여야 한다.

② 제 1항의 규정에 의한 기록물폐기심의회는 행정자치부령이 정하는 바에 따라 기록물관리기관이 속한 공공기관의 장이 기록물의 폐기 시 수시로 구성·운영하되, 심의회의 위원은 기록물의 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 소속공무원 또는 직원으로 구성함을 원칙으로 한다. 다만, 전문관리기관의 경우에는 전문관리기관의 장이 구성·운영한다.

( 폐기 절차 )

폐기심사대상분류	보존되어 왔거나 이관되어 온 기록물중 폐기심사대상 기록물을 추출하고 폐기심사용 목록 작성
↓
폐기심사(전문요원)	기록물관리 전문요원이 폐기심사관이 되어 폐기의 적정성 여부를 심사
↓
폐기심의(기록물폐기심의회)	당해 기록물관리기관이 속한 공공기관 차원에서 소속공무원으로 폐기심의회 구성/ 폐기심사 의견을 심의하여 최종 폐기여부 및 재분류 여부확정
↓
폐기 및 재분류	폐기심사, 심의를 통해 확정된 처리내용을 수행, 확인