중앙 행정기관 회의록 공개 및 작성 성실도 평가

I. 조사·평가의 목적

국가의 정책 결정 과정에서 중요한 의미를 지니는 각종 회의들이 정상적으로, 또 합리적으로 운영되고 나아가 국민의 의사를 반영하려는 의지를 지니는 것은 민주주의 발전에 결정적인 의미를 지닌다.

이러한 연유로 각국에서는 정책결정의 민주성을 보장하기 위해 회의 시스템을 체계적으로 갖추고 그 투명성을 입증 받기 위해 회의록 작성과 공개제도를 적극적으로 운영하고 있다.

미국의 경우에도 국가의 공적 기록에 대한 관리제도를 Records Act를 통해 확립하고 있으며 또한, 회의록 관련 제도를 연방법과 주법에 따로 규정하여(Open Meeting Law) 원칙적으로 모든 회의가 국민에게 투명하게 공개될 수 있는 발판을 마련하고 있다.

우리나라도 2000년 1월 1일부터 공공기록물관리에관한법률이 시행되어 시행령 8조에서 행정기관의 회의록 작성에 대하여 명시하고 있다. 그러나 국무회의·차관회의 등 몇몇 회의의 회의록 작성에 대해 사전 조사한 결과 누가 어떤 발언을 했는지 전혀 알 수 없었으며, 심지어 2000년 12월에는 □회의 내용이 작성·공개되면 참석자들이 발언을 하지 않는다□라는 이유로 □발언 내용□이 아닌 □발언 요지□를 기록하는 것으로 시행령을 개정하였으나 국무회의와 차관회의는 이것조차 남기지 않았다.

이에 □참여연대 정보공개사업단□은 국가 주요 정책 결정 과정의 투명성과 책임성을 가늠하기 위하여, 총 22개 중앙부처를 대상으로 <중앙 행정기관 회의록 공개 및 작성 성실도> 평가에 착수, 그 결과를 공개하기로 결정하였다.

이번 조사는 그동안 회의 과정에 대한 기록을 생략하여 국민들을 정책 결정 과정으로부터 소외시키고 정책 입안에 대한 책임을 피해오던 것에서 탈피하여, 각 기관이 회의 과정과 결과를 빠짐없이 기록하여 남기도록 촉구하기 위한 목적으로 진행되었다.

그리고, 각 기관의 기록 투명성에 대한 평가하는 것 외에 공개의 성실성과 투명성 역시 평가의 주요 기준으로 삼았다.

II. 조사 개요 및 조사 과정

□ 조사 일정

○ 2001년 4월  2일 : 3월 27일 실시한 국무회의(2001년 개각 이후 첫 국무회의) 회의록 및 녹음 기록에 대한 정보공개청구

○ 2001년 4월  2일 : 수석비서관회의를 포함, 대통령 비서실에서 주관하는 각종 회의의 회의록 및 녹음 기록 청구

○ 2001년 4월  3일 : □각 부처의 차관급 이상 직위자가 주재하는 회의 리스트 및 2000년 1월 ∼ 2001년 3월에 실시한 희의의 회의록 및 녹음 기록□에 대해 22개 중앙행정기관에 각각 정보공개청구

○ 2001년 4월 13일 : 공적 자금 지원 결정 회의에 대해 예금보험공사와 행정자치부에 정보공개청구

○ 2001년 4월 26일 : 행정자치부의 차관급 이상 직위자가 주재하는 회의 중 공개 의사를 밝힌 회의에 대한 정보공개청구

□ 조사 대상

2001년도 <중앙행정기관 회의록 공개 및 작성 성실도> 조사 대상으로는 22개 중앙행정기관이 선정되었다.

<표 1> 회의록 공개 및 작성 성실도 조사 대상 기관

중앙행정기관 (22개 기관) ※가나다순	건설교통부, 과학기술부, 교육인적자원부, 국무조정실, 국방부, 국정원, 기획예산처, 노동부, 농림부, 대통령 비서실, 문화관광부, 법무부, 보건복지부, 산업자원부, 여성부, 외교통상부, 재정경제부, 정보통신부, 통일부, 해양수산부, 행정자치부, 환경부

□ 평가 대상

○ 회의록 공개 성실도 평가

○ 회의록 작성 성실도 평가

□ 조사 방법

○ 각 행정기관 차관급 이상 직위자가 주재하는 회의의 회의록에 대한 일제 정보공개청구

□ 조사 항목

○ 각 행정기관 차관급 이상 직위자가 주재하는 회의 리스트 공개 여부

○ 각 행정기관 차관급 이상 직위자가 주재하는 회의의 회의록 공개 여부(2000년 1월 ∼ 2001년 3월에 실시한 희의의 회의록 및 녹음 기록 일체)

○ 공개된 회의록의 작성 실태 수준 조사

III. 평가 기준 및 평가 방법

□ 점수 평가 방법

1. 중앙행정기관 회의록 공개 성실도 평가

○ 공개 성실도 100% 만점 절대 평가

○ 22개 중앙행정기관이 공개 여부를 밝힌 회의는 총 201개

: 201개 = [회의록 작성 성실도 조사 대상(225개)] - [회의록 미작성한 회의 개수(24개)]

○ 각 기관에서 공개한 모든 개별 회의들의 공개 여부를 평가한 후, 부처별 공개 % 산출

○ 등급구분

각 부처의 공개 %를 기준으로 중앙행정기관의 성실도를 6개 등급으로 구분 (단, 소숫점은 반올림한다)

□ A등급 : 회의록 공개 성실도 81% 이상

□ B등급 :  71% ∼ 80%

□ C등급 :  61% ∼ 70%

□ D등급 :  51% ∼ 60%

□ E등급 :  41% ∼ 50%

□ F등급 :  40% 이하

2. 중앙행정기관 회의록 작성 성실도 평가

○ 100점 만점 절대 평가

○ 22개 중앙행정기관이 회의록 작성 유무를 밝힌 회의는 총 225개

○ 공공기관의기록물관리에관한법률(이하 공공기록물관리법) 시행령 제8조 [회의록 작성]에 근거한 작성 성실도 평가

○ 각 기관에서 공개한 모든 개별 회의들에 대해 평가한 후, 부처별 평균 점수 산출

○ 등급구분

각 부처의 평균 점수를 기준으로 중앙행정기관의 성실도를 6개 등급으로 구분 (단, 소숫점은 반올림한다)

□ A등급 : 평균 점수 81점 이상

□ B등급 : 평균 71점 ∼ 80점

□ C등급 : 평균 61점 ∼ 70점

□ D등급 : 평균 51점 ∼ 60점

□ E등급 : 평균 41점 ∼ 50점

□ F등급 : 40점 이하

※ 공공기록물관리법 시행령 제 8 조 [회의록의 작성]

① 공공기관이 다음 각호의 1에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 한다.

1. 대통령 또는 국무총리가 참석하는 회의

2. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영되는 회의

3. 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 정당과의 업무협의를 위한 회의

·················· 이하 중략 ················

② 제 1 항의 규정에 의한 회의록에는 회의명, 회의개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 회의 진행순서, 상정 안건, 발언 내용, 결정 사항 및 표결 내용에 관한 사항이 포함되어야 한다. 이 경우 제 1항 제 1호 및 제 2호에 해당하는 회의 중 전문관리기관의 장(정부기록보존소장)이 지정하는 회의의 발언 내용은 속기록을 작성하거나 발언 요지에 녹음 기록을 첨부하는 방법으로 작성한다. (2000년 12월 □발언 내용□을 □발언 요지□로 개정)

③ 회의록은 당해 회의를 소집 또는 주관하는 공공기관에서 작성하여야 하며, 주관 기관이 불분명하거나 공공기관이 아닌 경우에는 회의 참석자 중 최선임자가 속하는 공공기관이 작성한다.

※ 시행령 제 8조의 □발언 내용□ 이란?

: 발언 요지, 속기록, 녹음 기록 또는 발언 요지에 녹음 기록 첨부 등을 모두 포함하는 포괄적인 개념(행정자치부 답변)

□ 배점표

1. 중앙행정기관 회의록 공개 성실도 평가(100%)

: 기관별 회의록 공개 % 산출

① 회의록 전부(일부) 공개, 회의 리스트 공개한 기관

: 기관별 공개 % 산출

② 회의록 모두 비공개, 회의 리스트만 공개한 기관

: 공개한 회의록이 없으므로 공개 성실도 0%

③ 회의 리스트조차 공개하지 않은 기관 : 별도 발표(국정원이 유일함)

2. 중앙행정기관 회의록 작성 성실도 평가(100점)

① 100점 : 회의록을 속기형식으로 기록하거나 발언요지에 녹음테이프 혹은 녹취록 첨부

②  80점 : 발언요지 기재가 대부분이고 일부 속기

③  60점 : 발언요지만 기재

④  40점 : 회의결과 기재가 대부분이고 일부 속기

⑤  20점 : 회의결과 기재가 대부분이고 일부 발언 요지 기재

⑥  10점 : 회의결과만 기재

⑦   0점 : 미작성 또는 비공개 등으로 작성 실태 파악 불가

※ 발언 요지 : 발언자 성명과 발언 내용 요약되어 기재된 것

3. 회의를 개최하지 않은 경우와 서면 결의(총 22건)

: 별도로 발표

IV. 평가 결과

□ 총평

1. 중앙행정기관 회의록 공개 성실도

<표 2> 기관별 회의록 공개 성실도 평가

※ 공개 실태에 대한 세부 자료는 별첨□ 참고

평가 등급	중앙행정기관 심사 결과
A등급(81%∼100%)	환경부(100%), 국무조정실(97.1%), 과학기술부(93.8%), 교육인적자원부, 기획예산처, 노동부, 농림부, 산업자원부
B등급(71%∼80%)	보건복지부, 해양수산부
C등급(61%∼70%)	행정자치부
D등급(51%∼60%)	없음
E등급(41%∼50%)	여성부, 재정경제부, 통일부
F등급(40% 이하)	건설교통부, 국방부(0%), 대통령 비서실, 문화관광부, 법무부(0%), 외교통상부(0%), 정보통신부, 국정원(0%)

회의록 공개성실도는 A 등급에 해당하는 기관이 전체의 36%를 차지했다. 작성 성실도는 C 등급 이상에 해당하는 기관이 전무한 것과 비교하여, 공개 성실도는 상대적으로 나은 셈이다.

그러나 공개 성실도는 기관별 편차가 심해서 F 등급에 해당하는 기관도 전체의 36%에 해당하며, 50점 이하인 기관들까지 포함하면 50%에 달한다. 이는 부처별로 공개한 회의 리스트 개수가 일관성이 없어 각 부처에서 모든 회의의 목록을 투명하게 공개했는지 판단할 도리가 없는 형편에, 그나마 개최 여부를 밝힌 회의들 조차도 공개 성실도가 낮아 밀실 행정의 증거라고 할 수 있다.

특히 이중 국방부, 법무부, 외교통상부는 회의록은 모두 비공개하고 회의 리스트만 공개하여 공개 성실도 0%에 해당하였다. 심지어 국정원의 경우 회의 리스트 조차 비공개하였는데 정보공개청구에 대해 접수증 송부는 물론 결정통지조차 하지 않았으며, 아무런 통지가 없을 경우 비공개로 간주하고 소송을 제기할 수 있다는 참여연대의 경고에 □절차대로 진행하라□는 답변만 되풀이 하였다.(국정원은 민원실이 있으나 정보공개청구를 인터넷, 팩스, 직접 청구 등으로는 받지 않고 우편으로만 받으며, 접수증도 신분 공개를 꺼려 주지 않는다)

2. 중앙행정기관 회의록 작성 성실도

<표 3> 기관별 회의록 작성 성실도 평가

※ 작성 실태에 대한 세부 자료는 별첨□ 참고

평가 등급	중앙행정기관 심사 결과
A등급(81점∼100점)	없음
B등급(71점∼80점)	없음
C등급(61점∼70점)	없음
D등급(51점∼60점)	환경부(56.7점)
E등급(41점∼50점)	교육인적자원부(50점), 문화관광부(50점)
F등급(40점 이하)	건설교통부(5점), 과학기술부, 국무조정실, 국방부(0점), 국정원(0점), 기획예산처, 노동부, 농림부, 대통령비서실(5점), 법무부(0점), 보건복지부, 산업자원부, 여성부(5점), 외교통상부(0점), 재정경제부(6점), 정보통신부, 통일부(5점), 해양수산부, 행정자치부(6점)

<표 2>에서 나타나듯이 F등급 이하인 기관이 전체의 86%를 차지했다. 이중 100점 만점인 평가에서 10점도 안되는 기관이 무려 53%로서 절반이 넘는다. A, B, C 등급에 해당하는 기관은 없으며 작성 실태 평가 1위를 한 환경부조차도 평균 점수는 60점이 안된다. 심지어 국방부, 국정원, 법무부, 외교통상부는 각 부처의 회의록을 전면 비공개하여 0점을 받았다.

이는 공공기록물관리법의 시행에도 불구하고 중앙행정기관들이 제도 시행에 형식적으로 대응하고 있을 뿐, 사업 결정 과정을 빠짐없이 남기는 행정투명성 제고와 국민의 알권리 보장을 위한 노력을 게을리 하고 있음을 단적으로 보여준다. 불행하게도 우리 행정부처의 기록관리 학점은 대부분 낙제점인 것으로 밝혀진 셈이다.

□ 회의록 공개 성실도(별첨□ 참고)

중앙부처가 공개 여부를 밝힌 회의는 총 201개이며, 이중 139개 회의(69.2%)를 공개하고 61개 회의(30.3%)를 비공개 했으며 회의 목록도 밝히지 않은 기관이 1개 있다(국정원).

특히 공개 성실도는 전체 회의 리스트 가운데 서면 결의했거나 미개최, 미작성 회의는 제외한 것을 토대로 %를 산출한 것으로서, □민주적 의사 결정 과정의 공개□라는 의미를 놓고 볼 때 회의 미개최나 미작성 및 서면 결의 형태를 포함하면, 기관들의 실제 회의 비공개 비율은 더 높다고 할 수 있다.

또한, 아래 회의록 작성 성실도에서 보듯이 공개 비율이 70%에 달하지만, 실제 작성 내용은 형편 없음을 알 수 있다.

□ 회의록 작성 성실도(평가 항목별 분석)

◐ 회의록 작성 성실도 평가(별첨□ 참고)

① 회의록을 속기형식으로 기록하거나 발언요지에 녹음테이프 혹은 녹취록 첨부(100점)

② 발언요지 기재가 대부분이고 일부 속기(80점)

③ 발언요지만 기재(60점)

④ 회의결과 기재가 대부분이고 일부 속기 (40점)

⑤ 회의결과 기재가 대부분이고 일부 발언 요지 기재(20점)

⑥ 회의결과만 기재(10점)

⑦ 미작성 또는 비공개 등으로 작성 실태 파악 불가(0점)

※ 발언 요지 : 발언자 성명과 발언 내용 요약되어 기재된 것

① 회의록을 속기형식으로 기록하거나 발언요지에 녹음테이프 혹은 녹취록 첨부(100점)

이번 참여연대의 정보공개청구 내용이 □차관급 이상 직위자가 주재하는 회의□임을 고려할 때, 각 부처의 주요 정책에 대한 결정이나 각 부처간 협의가 모두 이번에 공개한 회의들을 통해 이루어진다고 할 수 있다. □회의를 개최한다□ 함은 사업 추진의 주요 주체들이 모여 사업 추진의 의미를 공유하고, 담당자들 간의 협력을 구하며, 의견을 개진하고 최종 합의에 이르는 것을 의미하는 것으로서, 그 과정과 결과를 모두 꼼꼼히 기록하여 남기는 것이 회의록 작성의 기본이라 할 것이다.

따라서, 누가 어떤 발언을 하였는지 이에 대한 의견은 어떠하였는지 등이 상세히 기록되어 있거나 이것의 요약본에 녹취를 첨부한 회의록에 100점 만점을 주었다.

그러나 놀랍게도 이번 정보공개청구에 대해 22개 중앙행정기관이 개최하였다고 밝힌 총 225개 회의 가운데 속기록을 작성한 회의는 7개 회의에 해당하며, 녹음 기록을 남긴 회의는 전무하다. 이는 과연 행정기관들이 회의 기록을 남기고자 하는 의지가 있는가를 의심케한다.

② 발언요지 기재가 대부분이고 일부 속기(80점)

발언 요지란 발언자가 명시되어있고, 발언 내용을 간략하게 요약한 형태를 덧붙인 것을 의미한다. 속기록 형식은 아니지만, 발언 요지에 일부 속기도 첨부하여 그나마 성의있는 회의록 작성 형태라 볼 수 있다.

이러한 형태로 회의록을 작성한 경우도 전체 226개 회의중 10개 회의에 해당한다. 즉, ①번항과 ②번항을 모두 합해도 전체의 7.5%에 해당할 뿐이다.

③ 발언요지만 기재(60점)

발언 요지만 기재하는 경우는 발언자는 명시되어 있으나, 민감한 사안일 수록 발언자의 정확한 발언 의도와 발언 내용을 파악하기 어렵다는 단점이 있다.

이번 평가 외의 별도 조사에서 드러난 사실이나, 새만금 사업의 추진을 결정한 장관회의의 녹취록의 경우 발언자는 물론 발언 내용도 주요한 부분마다 삭제 표시를 하여 정확한 내용을 감추고 있는 것에 비추어, 발언 요지만 기재하는 것은 주요한 사안일수록 피해야 할 기록 방법이다.

발언 요지만 기재한 경우는 총 1개 회의에 해당한다.

④ 회의결과 기재가 대부분이고 일부 속기 (40점)

일부 속기가 남아 있으나 회의 결과가 대부분이어서 누가 어떤 발언을 했는지 정확히 알 수 없는 경우이다.

전체 회의 가운데 총 3건에 해당한다.

⑤ 회의결과 기재가 대부분이고 일부 발언 요지 기재(20점)

회의록 작성 방식의 상당수 비율을 차지하고 있는 것으로, 회의 결과만 기재하는 것과의 차이점은 일부 발언자 성명을 알 수 있다는 것이다. 그러나, 참석자의 발언 내용을 명확하게 파악할 수는 없다.

전체 회의 가운데 총 22건에 해당, 약 10%에 해당한다.

⑥ 회의결과만 기재(10점)

총 97개 회의가 결과만 기재되어, 작성된 회의록의 대다수는 실질적으로 회의록이라고 보기 어려운 것으로 드러났다. 즉, 회의에 필요한 안건이나 결정 사항만 남겨져 있는 것으로 왜 그러한 결정이 도출되었는지, 다른 이견은 없었는지, 최종 합의에 이르게 된 경의는 무엇인지 알 수 있는 방법이 없다.

전체의 43%에 해당한다.

⑦ 미작성 또는 비공개 등으로 작성 실태 파악 불가(0점)

미작성 또는 비공개하여 작성을 했는지 여부와 작성 실태 파악이 불가능한 회의는 총 85개에 해당한다.

국정원의 경우, 회의 목록조차 공개하지 않아 어떠한 회의가 있는지, 회의 개최는 하는지 여부도 불투명한 상태이며, 국방부와 법무부는 □차관급 이상 직위자가 주재하는 회의□의 대부분을 작성조차 하지 않는 것으로 드러났다. 회의록 작성을 하지 않는 것은 청와대 수석비서관들이 정책 협의를 하는 □수석비서관회의□ 또한 마찬가지이며, 이는 되도록 문서 생산을 하지 않고 특히 회의 기록은 남기지 않으려는 뿌리 깊은 공직 사회의 의식이 반영된 것이라고 파악된다.

심지어 공공기록물관리법에 의해 당연히 작성해야함에도 회의록 작성 대상이 아니라고 자체 판단을 하여 기록하지 않는 부처도 있는데, 해양수산부가 대표적인 사례이며 이는 법 적용 이전에 책임성과 성실성의 문제라고 판단된다.

정기적으로 열리는 간부회의와 월례회의등은 실무자들이 중심이되어 당시 현안을 보고하고 이에 대한 지시 사항이 체크된다는 점에서 실무적으로 회의록이 남아있어야하나 작성하지 않는다는 답변이 대다수였고, 극소수 회의록을 공개한 부처도 보고할 안건이 나열된 형식의 보고서였을 뿐이다.

□ 회의 미개최 및 서면 결의(별첨□ 참고)

22개 중앙부처가 이번에 공개한 회의 목록은 □차관급 이상이 주재하는 회의□라는 의미외에 □개별 법령으로 회의 개최 근거를 명시□하고 있는 회의들이 대부분이라는 것이다. 그러나 밝혀진 바와 같이 총 13개 회의가 2000년 1월 ∼ 2001년 3월에 개최되지 않았으며, 그 사유 또한 명확하지 않다. 또한 서면 결의로만 개최한 회의 총 9개 대부분이 해당 위원들의 검토 의견을 첨부하지 않고 있고, 서면 결의로 결정하는 것 역시 민주적 정책 결정 방기에 해당한다.

V. 실태 조사 과정에서 드러난 문제점

참여연대의 이번 조사는 행정기관들의 회의록 작성과 공개 실태를 최초로 조사·분석한 것으로서, 국가의 주요 정책 결정에 대한 기록 관리 현실을 보여준다.

1. 중앙행정 기관들의 회의록 작성에 대한 무관심

실태 조사를 위해 각 행정기관에 □차관급 이상 직위자가 주재하는 회의 목록□에 대해 정보공개청구를 하자, 어느 부처도 회의 리스트를 일괄 수합하여 갖고 있는 부처가 없었다. 또한,  □담당자가 없어서 회의 목록을 모두 파악하는 것이 어렵다□, □회의록 작성에 대해 어느법에 명시되어 있느냐□고 반문하기도 했다.

이는 공공기록물관리법 시행에도 불구하고 행정기관들이 제대로 기록을 남기기 위한 체계적인 시스템(적어도 담당부서)을 갖추지 않고 있음은 물론, 갖추고자하는 의지도 없음을 보여준다.

2. 공공기록관리 주무부처인 행정자치부의 제도 관리 소홀

- 회의록은 물론 회의 목록조차 파악하지 못해

참여연대는 중앙행정기관에 대한 이번 실태 조사 외에도 국무회의와 차관회의 회의록에 대해서도 정보공개청구를 하였다. 그 결과 국가의 가장 크고 주요한 회의인 국무회의와 차관회의조차도 속기록과 녹음 기록을 작성하지 않는 것으로 드러났다.

이에 대해 행자부는 행자부 산하 기관인 정부기록보존소가 □회의록 지정□을 하지 않은 탓으로 돌리고 있으며, 이는 결국 법이 시행된지 1년 6개월이 되도록 주무부처가 기초적인 준비도 못하고 있음을 드러내는 것이다.

( 2000년 1월 1일 시행된 공공기록물관리법에서는 이렇듯 행정기관들이 회의록 작성을 제대로 하지 않는 현실을 감안하여 정부기록보존장이 주요 회의들에 대해 □지정□을 함으로써, 최소한 이 □지정□된 회의들에 대해서라도 속기록과 녹음 기록을 남기도록 하고 있다. 그러나 법 시행 1년 6개월이 되도록 이는 이루어지지 않고 있으며, 아직 행정기관들의 □회의 리스트□조차 파악하지 못했다는 것이 정부기록보존소의 입장이다.)

3. 중요한 회의일수록 회의록 없어

- 새만금 강행 결정회의 회의록 미작성

참여연대는 그밖에도 새만금 개발 사업 추진 결정회의(물관리 정책 조정위원회), 경제장관간담회, 공적자금 지원 결정 회의와 같은 주요 회의들에 대해서도 추가로 조사했다. 그 결과 사안이 크고 민감한 회의일수록 속기록이나 녹음 기록을 남기지 않는 것은 물론, 회의록을 작성하지 않거나 결과만을 기재하는 것으로 밝혀졌다.

국무총리 주재로 열린 새만금 개발 사업 결정 장관회의의 경우, 관계부처 장관들이 사업 결정과 관련하여 어떠한 발언을 했는지 전혀 알 수 없으며 결과만 알 수 있을 뿐이다.

VI. 결론 및 제언

이상의 조사 결과를 통해, 아무리 행정의 투명성과 책임성을 보장한다는 목적으로 법을 만들어 놓아도 일선 공무원, 공무원 사회, 행정 조직에 뿌리 깊게 박혀있는 행정 편의주의적인 타성은 쉽게 사라지지 않는 것임을 알 수 있다.

이번 조사를 통하여 참여연대 정보공개사업단은 다음의 개선 방향을 제시하며 이의 조속한 시행을 촉구한다.

1. 각 행정 기관의 모든 공무원을 대상으로 기록관리 제도운영 및 책임성 강화 교육이 실시 되어야 한다.

2. 각 부처의 회의록 작성 실태를 점검하고, 공개될 것을 미리 염려하여 속기록과 녹음 기록을 고의적으로 남기지 않는 일이 없어야 한다.

3. 지난해 12월 변칙 개정한 공공기록물관리법 시행령 8조의 □발언 요지□를 기록하도록 한 것을 다시 □발언 내용□을 기재하는 것으로 재수정 하여야 한다.

4. 미국 회의록 공개법(Open Meeting Law 또는 Sun Shine Act라고 불림)의 다음과 같은 특징을 참고하여 버금가는 제도를 만드는 것이 필요하다.

1) 원칙적으로 모든 회의는 국민의 방청에 공개되도록 명시

2) 회의록 비공개에 대한 단서 조항이 있으나 공익을 위해서는 공개하는 것이 원칙

3) 회의 비공개를 위해서는 회의 구성원들이 투표를 하는데 재적 과반수가 이에 찬성해야함

4) 회의의 일부분에 의해 직접적으로 영향을 받는 이해 관계자가 비공개를 요청하는 경우에도 그때마다 투표를 해야하며

5) 투표 내용에 대한 문서사본은 국민에게 공개되어야함

6) 기관은 각각의 회의에 있어 회의 시간, 장소, 안건, 공개여부, 회의 담당 공무원의 성명과 연락처를 회의 전 최소 1주일 전에 공시하여야함.

7) 비록 비공개 회의일지라도 회의록은 문서나 전자 기록으로 보존 유지해야함

8) 기관은 국민의 접근이 용이한 장소에서 의제상 모든 항목에 대한 논의 및 모든 발언에 대한 회의록을 공개한다.(사본은 복사 실비 또는 필사 실비를 받고 개인 누구에게나 공개)